Pendant des années, j’ai cherché la solution parfaite pour mieux planifier et gérer mon temps et j’étais toujours à la recherche de nouvelles façons d’améliorer ma productivité. J’ai lu des dizaines de livres écrits par de grands experts, et ils m’ont tous donné de bons conseils qui semblent simples et évidents. Mais savoir quelque chose et le faire sont deux choses différentes. Il suffit de voir combien d’abonnements à des salles de sport prennent la poussière un mois ou deux après le jour de l’an !

La conclusion simple à laquelle je suis parvenu est qu’il n’existe pas de “solution miracle” en matière de gestion du temps. Il faut une réflexion, des comportements et des outils différents, qui fonctionnent tous ensemble pour obtenir et maintenir des résultats. Ce qui fonctionne pour moi, c’est un melting-pot d’idées intelligentes provenant d’autres personnes et beaucoup d’expérimentation. Bien qu’il s’agisse toujours d’un travail en cours, les conseils ci-dessous m’ont considérablement aidé à m’améliorer.

N° 1 – Trouver ou créer un processus

Développez un processus ou un cadre de planification qui vous aide à structurer votre façon de penser et de travailler. Il peut s’agir d’une simple liste quotidienne de choses à faire, ou de quelque chose de plus élaboré. L’objectif est de trouver une méthode qui vous aide à organiser le plus efficacement possible vos activités à court et à long terme. Il existe des centaines de systèmes de gestion du temps disponibles sur le Web, mais il peut être utile de réfléchir à ce qui a bien fonctionné pour vous dans le passé. Essayer de vous conformer à un système qui vous fait grincer des dents à chaque fois que vous l’utilisez ne fonctionnera tout simplement pas.

2 – Utilisez un outil pour gérer le processus

Une fois que vous avez un processus qui vous semble correct, vous avez besoin d’un outil de gestion pour l’exécution quotidienne. Qu’il s’agisse de notes autocollantes sur un mur, de calendriers, de MS Project ou d’une offre en ligne comme l‘horloger a Lyon, trouvez l’outil qui vous convient le mieux pour hiérarchiser, programmer et gérer vos activités. Les éléments visuels, le regroupement de tout au même endroit et les rappels automatiques sont des caractéristiques importantes à considérer.

N° 3 – Hiérarchisez et décomposez les activités

Un élément essentiel de tout système de gestion du temps est l’identification des activités critiques qui : 1) doivent être faites en premier, et 2) sont les plus pertinentes et les plus importantes. J’aime toujours la méthode de Stephen Covey, qui consiste à penser à cette question. Une autre ressource qui peut vous aider est mon modèle de planification simple en 5 étapes.

4 – Soyez réaliste quant au temps

Tirez les leçons de votre passé et soyez précis quant au temps nécessaire à la réalisation de vos activités. Plus vous êtes précis, plus le processus s’améliore. N’oubliez pas d’inclure des allocations de temps pour le temps personnel, la famille, l’apprentissage, les voyages, l’exercice et d’autres activités qui auront une incidence sur votre horaire de travail. Ce sont des éléments essentiels de la vie, et ils ne disparaissent pas simplement parce que vous avez beaucoup de choses à faire au bureau.

5 – Attendez-vous à l’inattendu

Lorsque je planifie ma journée, j’aime prévoir un “tampon” de 30 % pour les imprévus. Ce temps non planifié est utile pour les nouvelles tâches qui prennent plus de temps que prévu. Il permet également de tenir compte des interruptions qui surviennent au cours d’une journée normale (e-mails ou appels urgents auxquels il faut répondre, par exemple). Une planification trop courte chaque jour finira par vous décourager, car vous atteindrez rarement vos objectifs quotidiens.

6 – Déchargez, déléguez et externalisez

Après avoir décomposé vos activités selon le conseil n° 3, examinez toutes les activités “non essentielles” qui sont répétitives. Déterminez quelles parties de ces tâches peuvent être effectuées par quelqu’un d’autre – soit dans votre équipe, soit au sein de votre organisation. Si vous n’avez pas le personnel nécessaire, évaluez quelles tâches peuvent être externalisées de façon réaliste et rentable et faites-le ! Lorsque vous analysez votre charge de travail, posez-vous toujours la question suivante : “qui peut faire cela à ma place ?”.

7 – Soyez discipliné et persévérant

Quels que soient les méthodes et les outils que vous finissez par utiliser, vous devez vous concentrer sur la gestion du temps tous les jours. Cela doit devenir un comportement automatique à un moment donné. Dès que vous l’abandonnez, même pour une courte période, vous redeviendrez rapidement désorganisé. Lorsque vous êtes débordé, essayez de continuer à faire quelque chose, même si c’est une priorité moindre. Une fois que vous avez retrouvé un peu d’élan, il est plus facile de repasser à la vitesse supérieure. L’alternative est de rester immobilisé devant votre écran, à perdre du temps.

Pour rester discipliné, il faut aussi garder une attitude positive. Pour y parvenir, concentrez-vous sur vos réalisations. Il est préférable de dire “Je n’ai pas tout fait aujourd’hui” plutôt que “J’ai fait les trois choses les plus importantes que je devais faire aujourd’hui”. Ce changement subtil dans votre façon de penser vous aide à vous sentir bien dans vos progrès. Si vous ne parvenez pas toujours à atteindre vos objectifs quotidiens, vous devriez revoir certains des six conseils précédents.

8 – Apprendre et s’améliorer continuellement

Améliorer la gestion du temps a été un long parcours pour moi, et cela continue d’être un processus d’apprentissage. Je pense que c’est l’un des moyens les plus importants et les plus pratiques d’améliorer votre vie. C’est aussi l’une des choses que peu de gens arrivent à perfectionner, il est donc préférable de continuer à apprendre de nouvelles façons de s’améliorer. Lisez, faites des recherches et demandez à vos amis qui ont réussi ce qui fonctionne pour eux.

Conclusion

Je ne suis certainement pas un expert en gestion du temps, mais j’espère que certaines de ces idées pourront vous aider à reprendre le contrôle de votre horloge. Bien qu’il faille travailler continuellement sur les conseils ci-dessus, je trouve qu’ils m’aident à produire plus, en moins de temps et avec moins de stress. Si vous avez des pratiques exemplaires qui vous aident à rester organisé et productif, n’hésitez pas à les partager. Pour être informé de la publication de nouveaux articles, cliquez sur le bouton !

Cliquer ici pour d’autres articles !!!